Digital reception

Gæster er velkomne til at bruge vores digitale receptioner. Her kan de melde deres ankomst til deres kontaktperson og enten få angivet vej til lejemålet, eller en besked om at de bliver afhentet – alt efter hvilken ordning I har valgt. Kontaktpersonen vil få notifikation på mail og/eller sms alt efter, hvad I har angivet.

Alle opdateringer af kontakter sker d. 10. i hver måned – eller førstkommende arbejdsdag herefter. De sendes til til Jacob på jvh@klp.no inden. Opdateringer der indleveres efter, kommer med i måneden efter, og vi sender først kvittering herfor til den tid.

Brug skabelonen nedenfor, og se guiden for at undgå de mest almindelige fejl.

Digital reception

Guests are welcome to use our digital receptions. Here they can report their arrival to their contact person and either get directions to the property or a message that they will be picked up – depending on the arrangement you has chosen. The contact person will be notified by email and/or SMS depending on what you have specified.

All contact updates are made on the 10th of each month – or the next working day thereafter. They are sent to Jacob at jvh@klp.no before. Updates submitted after will be included in the following month, and we will not send a receipt until then.

Use the template below and see the guide to avoid the most common mistakes.

Skabelon til kontaktliste

Alle kontaktinformationer skal sendes i vores Excel-skabelon.

Hent skabelonen her: Skabelon kontakter til digital reception

Følg anvisningerne nøje.

I bestemmer selv, om I vil sende alle jeres kontakter hver gang, eller blot dem der skal opdateres.

Vælger I det sidste, så lav et tydeligt, separat afsnit i skabelonen med de kontakter, I ønsker at slette.

Vi anbefaler, at vi får opdateringer fra den samme person, så vedkommende ved, hvordan de lister skal leveres. Er I flere, der deler opgaven, så del erfaringer og informationerne på denne side.

Contact list template

All contact information should be sent in our Excel template.

Download the template here: Contact template for digital reception

Follow the instructions carefully.

You decide whether you want to send all your contacts every time or just the ones that need updating.

If you choose the latter, create a clear, separate section in the template with the contacts you want to delete.

We recommend getting updates from the same person so they know how to deliver the lists. If there are several of you sharing the task, share experiences and information on this page.

Tjek for de typiske fejl

  1. Tastefejl i e-mailadresser
  2. Telefonnumre, der ikke følger formatet (+XX)12345678.Det vil sige: ingen mellemrum nogen steder, ingen 00 foran landekode og husk parenteser. Se eksempler nedenfor.
  3. Virksomhedsnavnet er skrevet på en ny måde. Der er softwaren også meget følsom, og I vil ikke dukke op på skærmen.

Check for the most common errors

  1. Typos in email addresses
  2. Phone numbers that don’t follow the format (+XX)12345678. This means: no spaces anywhere, no 00 before the country code and remember parentheses. See examples above.
  3. The company name is written in a new way. The software is also very sensitive there and you will not appear on the screen.

Andre tidsrøvere

  1. Gør det tydeligt, hvem der skal slettes og hvem der skal tilføjes.
  2. Brug kun skabelonen, ikke fx en mailsignatur eller et screendump, så jeg skal taste al info ind.
  3. Send ikke unødig info, der skal sorteres i, fx hvem der er startet/stoppet på andre kontorer i andre byer.
  4. Vær opmærksom på, at navne kan ændre sig over tid. I kan have oprettet en ”Erik Mogens Hansen”, men tre år efter vil I gerne slette en ”Erik M Hansen”, en ”Erik Hansen”, en ”Mogens Hansen” eller måske en ”Erik M. Østergaard”.

 

Other time wasters

  1. Make it clear who to delete and who to add.
  2. Only use the template, not e.g. an email signature or a screenshot so I have to type in all the info.
  3. Don’t send unnecessary info that needs to be sorted, e.g. who started/stopped at other offices in other cities.
  4. Be aware that names can change over time. You may have created an ‘Erik Mogens Hansen’, but three years later you want to delete an ‘Erik M Hansen’, an ‘Erik Hansen’, a ‘Mogens Hansen’ or perhaps an ‘Erik M. Østergaard’.